Svakog dana, radna mesta podstiču svoje zaposlene da budu produktivniji. Ali šta to tačno znači kada govorimo o kancelarijskom okruženju?

„Kod produktivnosti na radnom mestu nije reč o tome da se što pre dođe od tače A do tačke B, već da se posao obavi na najučinkovitiji mogući način, a da se zadrži određeni nivo zadovoljstva i blagostanja,“ rekla je Jamie Fertsch, direktorka i suosnivač XDesk-a, kompanije sa sedištem u SAD-u koja proizvodi personalizirane, ergonomske stolove, koristeći ekološki prihvatljivi materijal.

Dizajnirajući njihove prepoznatljive stolove, Fertsch je naučila koliki uticaj lični radni prostor može imati na produktivnost pojedinca. „Vaš lični radni prostor jedan je od najpodcenjenijih faktora koji utiču na produktivnost,“ rekla je. „Bilo da prekopavate fioke u potrazi za važnim dokumentom, ili posedujete previše nepotrebnih stvari, uredno i čisto radno mesto ključ je vašeg uspeha.“

Pitate se kako stvoriti produktivno radno okruženje? Fertsch je podelila svoje savete za stvaranje radnog mesta koje podstiče produktivnost i održava vas fokusiranim na trenutni zadatak.

Stvorite prilike za pokret.

„Najbolji način kako uspevam ostati fokusirana nakon dugog radnog dana jeste da primetim kada mi ponestane produktivnosti, i uzmem puno malih, kratkih pauza kako bih sagledala stvari na kojima radim iz drugačije perspektive,“ kaže Fertsch.

Istraživanja je  potvrđuju; nekoliko studija je pokazalo da segmentiranje vašeg radnog vremena periodima mentalnog odmaranja poboljšava vašu produktivnost, dok kretanje u kratkim razmacima tokom dana može smanjiti nivo stresa i poboljšati vaše zdravlje.

Fertschina kompanija proizvodi „stand-to-sit“ sto, koji podstiče promenu položaja tela i kretanje tokom dana, ali možete osmisliti i druge prilike za kretanje na radnom mestu – na primer, premeštanje kopir aparata ili telefona na drugu stranu prostorije, nasuprot računara, ili postavljanje glavnog aparata za vodu stvaraju razloge za ustajanje i pokret.

„Produktivnost nije direktno povezana s količinom vremena provedenog na radu“, Fertsch dodaje. „Stoga je važno pobrinuti se da se povežete i da „punite baterije“ često.“

Kupite biljku.

Ponekad neočekivane promene imaju veliki uticaj na produktivnost, kaže Fertsch, kao što je vođenje brige o malenoj biljci na vašem stolu ili u vašoj  kancelariji. „Volim učiniti svoj radni prostor malo življim“, objasnila je.

Fertsch je dodala da iako kućne biljke nisu tradicionalna metoda stvaranja produktivnog radnog mesta, to ne znači da je njihov uticaj nepostojeć. 2014., istraživački tim u Ujedinjenom Kraljevstvu utvrdio je da postavljanje biljaka u kancelariji podstiče produktivnost za do 15%, uz to što povećava zadovoljstvo na radnom mestu i nivo angažovanja kod zaposlenih.

Pronađite dom električnim uređajima.

Pametni telefoni, tableti i ostali uređaji mogu vam pomoći da ostanete organizovani i učinkoviti. Međutim, isto tako mogu dovesti do jako puno izgubljenog vremena. Istraživanja su pokazala da pametni telefoni negativno utiču na nivo dnevne produktivnost. Anketa firme za zapošljavanje OfficeTeam pokazala je da, u proseku, radnici u kancelariji troše skoro 5 sati nedeljno obavljajući stvari na mobilnim uređajima koje su nepovezane s poslom. To je više od pola jednog radnog dana.

Za Fertsch, najbolji način da se izbegne ovo gubljenje vremena jeste da pronađete „dom“ takvim uređajima i tamo ih ostavite. „Ovih dana, svako od nas ima jako puno ekrana koji se takmiče za našu pažnju, tako da stvorite „dom“ za vaš pametni telefon, pametni sat i ostale potencijalno ometajuće uređaje,“ Fertsch preporuča. „Držite ih na tačno određenom mestu dok obavljate svoj posao, kako ne biste bili ometani konstantnim obaveštenjima.“

Ispraznite fioku i koristite je za čuvanje svog mobilnog i ostalih uređaja. Ako ih ne vidite, manje ćete biti u iskušenju da  ih proveravate tokom dana.

Napravite dnevnu čistku.

Narodna mudrost bi glasila da je neuredan sto znak kreativnog uma. Ali Fertsch zaključuje da je urednost ključ za produktivnost.

„Odvojite nekoliko minuta svakog dana kako biste pospremili svoje radno mesto“, preporučila je. „Možete to uraditi bacanjem nepotrebnih stvari i održavanjem sistema organizacije koji odgovara vašem stilu, kako vas te dodatne distrakcije i nagomilane stvari ne bi ometale.“

Neuredna radna mesta će verovatnije stvoriti problem, a ne nove ideje. Prema istraživanju sprovedenom od strane Brother International Corporationa, zaposleni u kancelariji provode skoro 38 sati – skoro pa celu radnu sedmicu  – tražeći izgubljene ili zaturene predmete. Cena ove neorganizacije procenjuje se na oko 89 milijardi dolara godišnje.

Pored svakodnevnog čišćenja i organizovanja svog radnog prostora, Fertsch pravi svoju listu obaveza, tako da na njega ne troši vreme na početku radnog dana. Na kraju dana, ona sedne i zapiše što sve treba da  obavi sutra. „Pomaže mi da se osvrnem na ono šta sam taj dan postigla, kao i  kako bih mogla ići napred  i obavljati posao idućeg dana.“

Personalizirajte svoj prostor (ali ne previše!)

Personalizacija vašeg prostora može povećati emocionalnu povezanost s poslom, ali održavanje radnog mesta organizovanim podrazumeva ograničavanje količine nakupljenih stvari. Kako biste pronašli pravu ravnotežu, Fertsch preporučuje korišćenje samo onih ličnih  predmeta od posebnog značaja ili koristi.

„Iako predmeti koje ne koristite često ne bi trebalo da  zauzimaju dragocenu površinu vašeg radnog stola, volim prilagoditi svoj prostor da odgovara mojoj vizuelnoj strani,“ kaže Fertsch. Osim biljke koja povećava produktivnost, ona poseduje lični kalendar na radnoj površini, koji joj pomaže da ostane fokusirana na posao tokom radne sedmice.

Takođe preporučuje biranje ličnih predmeta koji vas podstiču da budete produktivni. „Volim držati uramljenu sliku svoje dece na stolu“, rekla je. „Oni su ti koji me zaista motivišu tokom dana.“

Bez ozbira da li imate desetine zaposlenih, ili radite sami od kuće, stvaranje efektivnog, presonalizovanog radnog mesta je jedna od najboljih stvari koje možete uraditi za vašu produktivnost i vašu mentalnu dobrobit. „Uvek će postojati objektivni ciljevi smešteni na radnom mestu,“ dodaje Fertsch „ali produktivnost može takođe biti personalna; zato je važno razvijati kancelarijsku atmosferu gde zaposleni žele dati 100 posto svojih mogućnosti u svakom trenutku.“