Strategije za uspešnu saradnju na daljinu

Ovaj članak dio je Steelcase 360 serije analiza rada na daljinu.

Kako timovi mogu ostati povezani, produktivni i nadahnuti dok rade sami.

Timovi se danas iznenadno nalaze izolovani jedni od drugih, budući da rade na daljinu, često i po prvi put, mogu biti nesigurni u izvršavanje svojih poslovnih obaveza.

Kako se organizacije širom sveta suočavaju s naizgled nepremostivim izazovima, sposobnost uvođenja inovacija presudna je za to koliko će dobro preživeti oluju. Moraju pronaći kreativna rešenja u svim aspektima svog poslovanja – u usvajanju novih procesa, prihvatanju tehnologije na nove načine i negovanju kulture koja je okretna i prilagodljiva. Inovacija je ključna za snalaženje u neposrednoj krizi i za pozicioniranje uspeha nakon nje.

Ali inovacija je zahtevna, čak i u najboljim uslovima. Zahteva od timova da se međusobno aktivno angažuju u brzoj razmeni ideja, gde članovi tima mogu jedni drugima nadograđivati misli i stvarati koncepte koje međusobno podržavaju. To je teško učiniti kada su ljudi u istoj prostoriji, a pogotovo danas kada se timovi odjednom nađu izolovani jedan od drugog i nisu sigurni kako posao obavljati na daljinu, često i prvi put u takvoj situaciji. Timovi za razvoj proizvoda, poslovanja i druge discipline nastoje brzo okrenuti svoj rad kako bi udovoljili novim zahtevima trenutne stvarnosti. Mnogi se pitaju kako stvoriti nove stvari ispočetka u samo nekoliko dana – a ne u mesecima ili godinama.

“Kada je u pitanju generativni rad, timovima treba digitalna platforma na kojoj mogu stvarati sadržaj.”

Patricia Kammer, glavni istraživač u odeljku za kreiranje noviteta, Steelcase.

Stvaranje nečeg novog, bilo da se radi o procesu ili proizvodu, naziva se generativnom saradnjom i za uspeh zahteva različite vrste ponašanja i aktivnosti. Informativna saradnja uglavnom se odnosi na deljenje ili koordinaciju zadataka, a evaluativna saradnja u većini na proceni opcija i odlučivanja. Ni jedno nije previše složeno, ali se generativnom saradnjom isprepliću različiti stavovi i perspektive, a istovremeno pokušava izgraditi i/ili napredovati u poslu.” Kaže glavna istraživačica Steelcasea, Patricia Kammer. “To je razlog zašto je ključ uspešne generativne saradnje da članovi tima budu na istom, ne samo kada rade zajedno kao tim u sinhronizovanim aktivnostima, već i kad se odvoje i rade samostalno.”

Svi u timu moraju dobro razumeti šta rade drugi članovi tima i kako to utiče na njihov individualni rad, tako da kada se ponovo okupe, mogu zajedno da pokrenu projekat napred. Ako članovi tima nisu isti, potrošiće više vremena na preuređivanje, što će uticati na njihovu brzinu u toku projekta.

Ali kako timovi koji rade na generativnoj saradnji ostaju isti dok rade na daljinu? Prema Kammeru, prvo što bi trebali učiniti je pronaći digitalne načine kopiranja analognih procesa (poput tabli i ljepljivih bilješki) koje koriste pri radu zajedno. „Kada je u pitanju generativni rad, timovima je potrebna digitalna platforma na kojoj će stvarati sadržaj“, objašnjava Kammer. Korištenjem alata poput Mural (digitalne ljepljive bilješke koje se mogu organizirati u liste, grafikone, dijagrame, crteže, metode …), Google Drive i Microsoft Teams, timovi mogu orkestrirati svoj rad na platformi i zajednički razvijati ideje.
John Hamilton, direktor Coalesse-ovog odeljenja za dizajn, shvata da to nije lako. Većinu svoje karijere proveo je dizajnirajući nove proizvode u saradnji sa timovima iz celog sveta i istražujući kako različite lokacije i vremenske zone postaju veća snaga od prepreka. Od 2017. godine, John je sa sjedištem u Steelcase centru za učenje i inovacije (LINC) u Minhenu, gdje je izgradio globalni istraživački i razvojni tim koji je predstavio inovativne proizvode, poput karbonskih vlakana na primjeru stolice Manje od pet (koja doslovno teži manje teška 2,5 kilograma i može se lako pomerati i slagati.)

PRONAĐITE ZAJEDNIČKI JEZIK

Prema Hamiltonu, timovi treba da koriste zajedničke alate kako bi proces bio transparentniji i tečniji. Problem je, kaže, taj što pojedinci često koriste puno različitih alata za obavljanje svojih pojedinačnih zadataka, koje mogu lako podeliti kada su fizički smešteni zajedno. Ali kada se nalaze na različitim lokacijama, poput mnogih ljudi koji tokom krize rade od svoje kuće, upotreba različitih digitalnih alata može dovesti do zbrke, nerazumevanja i na kraju usporavanja celog procesa.

Njegov savet: “Morate pronaći zajednički jezik. Ako svi koristimo iste alate, tada im možemo pristupiti na jednak način i sadržaj postaje dostupan svima. I što je dostupniji, to imamo bolje razumevanje i osjećaj kako ga podjednako urediti. Taj sadržaj nije vođen. Nije u pojedinačnom vlasništvu. Svi se osjećaju kao da mogu dati svoj doprinos.”

“Postoji puno tehnoloških alata koji nam mogu pomoći. Ali ni jedan od njih nije savršen i morate eksperimentisati s tim koja kombinacija alata najbolje funkcioniše za vaš tim.” Peter Boeckel, Regionalni direktor dizajna za Steelcase Asia Pacific. Na primer, Hamiltonov tim se nedavno udružio s Autodeskom i sada koriste alate koji omogućavaju jednoj osobi da bude u 3D modelu, dok drugi mogu gledati i imati mogućnost komentarisanja, pa čak i preuzimanja i manipulisanja sadržajem. “Kad to budete mogli raditi”, kaže Hamilton, “barijera da niste pored vašeg sadržaja će nestati.” Peter Boeckel, Menadžer regionalnog Tima za dizajn – Steelcase Asia Pacific u Hong Kongu, iz prve ruke zna koliko je to važno. Poslednjih šest meseci njegov je tim bio prisiljen da radi na daljinu, prvo kada su izbili protesti u Hong Kongu, a zatim zbog krize COVID-19. “Naš tim radi u apstraktnom i s puno pretpostavki”, kaže Boeckel. “Sada kada radimo na daljinu moramo uložiti puno napora u dokumentovanju rada, kako delimo i sakupljamo podatke i kako držimo krhke i apstraktne ideje prisutnima. Postoji puno tehnoloških alata koji nam mogu pomoći. Ali, ni jedan od njih nije savršen i morate eksperimentisati s time koja kombinacija alata najbolje funkcioniše za vaš tim.”

Što više timova može tečno koristiti zajedničke digitalne alate za snimanje i vizuelizaciju prikaza svog razmišljanja, manje će fizička udaljenost biti prepreka saradnji. Ali to nije nešto što dolazi prirodno, jer su ljudi naviknuti na to kada sede jedan pored drugoga. “Raspodeljeni timovi moraće poboljšati digitalni pristup svom sadržaju tokom celog postupka kako bi ga učinili dostupnim za sve.”, kaže Hamilton. “Bez toga, meni kao lideru tima otežava usmeravanje vašeg mišljenja iz perspektive u kojoj treba biti vi. Kad imamo nešto na šta se možemo referirati tokom razgovora – vi to vidite, ja to vidim, vidimo istu stvar, a onda razgovaramo o tome –  to ga čini fluidnijim i prirodnijim. To će znatno olakšati kreativni proces.

ŽIVETI NA VIDEO POZIVU

Video je još jedan važan alat koji može pomoći u poboljšanju generativne saradnje. Danas većina web video platformi omogućava međusobno gledanje i deljenje sadržaja. Kad se ljudi vide, moćiće tumačiti govor tela, gestikulaciju, izraze i druge znakove koji vam pomažu da “čitate atmosferu” i manje je verovatno da će vas prekinuti ili da istovremeno razgovarate ili obavljate više zadataka. Ali ni to nije bez ikakvih ograničenja.

“Kada koristite ove alate za saradnju, ljudi često gledaju sadržaj, pa je teže interpretirati neverbalne znakove koji mogu dovesti do zbrke”,kaže Kammer. “Timovi moraju naučiti kako omogućiti ravnopravno učešće, posebno onih koji su manje pričljivi tokom sastanka. Morate se zaustaviti i reći: “Jim, jesi li hteo nešto reći?” Jer Jim možda ne zna kada može uskočiti sa svojom misli. Kammer predlaže korišćenje opcija poput chat funkcije kako bi se osiguralo da svi mogu učestvovati u potpunosti.”Umesto da ih verbalno prekidaju, ljudi mogu koristiti chat kako bi pitali pitanja ili zatražili pojašnjenje”, savetuje Kammer. “Ovaj vođeni dijalog može nadgledati neko ko u prikladnom trenutku može osigurati da u razgovoru budu svi poslušani.”

LEKCIJA AGILNOSTI

Kammer takođe preporučuje udaljenim timovima da identifikuju nekoga ko može orkestrirati i upravljati svim različitim radnim tokovima. Mnogi timovi koji se nalaze u različitim zajednicama danas nemaju tu vrstu uloge u timu. Poput voditelja za razvoj agilnog tima, udaljenim timovima treba neko da prati realizaciju većeg cilja kako bi se osigurala transparentnost i usklađenost. “Ta će osoba biti odgovorna za poznavanje svega onoga što drugi rade i osiguravanje da svi rade na ispravnim stvarima.”, kaže ona. “Jasno razumevanje načina na koji se moj rad uklapa u veći niz aktivnosti posebno je važno kada su ljudi distancirani. Rad na daljinu je puno više od onoga što bi bilo više neformalno u kancelariji.”

PRONAĐITE SVOJU ZAJEDNICU

Rad je neverovatno društvena aktivnost. Ali rad na daljinu može dovesti do izolacije i osećaja nepovezanosti, što može naštetiti saradnji. “Energetska i dinamična priroda kad su ljudi jedan pored drugog mogu zaista biti zarazni i učiniti generativnu sesiju zaista moćnom kada su ljudi fizički prisutni.”, kaže Hamilton. “Sada to moramo pronaći dok nas raspodjeljuju.” Neke ideje kako ostati povezani: Zakažite “sate za druženje” u kojima ne razgovarate o radu, prijavite se u video callove da biste imali konzistentan “prostor” za međusobno povezivanje, čak i ako svi rade pojedinačno, proverite kako su svi na početku svakoga dana kako bi znali kako se ljudi osećaju. Povećajte rituale koji bi bili gotovo uobičajeni u uredu, a zatim ih virtualno umnožite.

“Pronađite svoju zajednicu, svoje pleme, svoje ljude i pobrinite se da ostanete povezani”, kaže Hamilton. “Delite koliko god možete, da bi primili koliko god želite. Što više dajete, više dobjate. Na koga gledate ili na koje načine pronalazite druge koji rade slične stvari koje možete podeliti i nadograditi i osećati se povezanima u krajnju svrhu? Mislim da ostati znatiželjan i ostati povezan sa stvarima na kojima radite ili verovati u njih i pronalaziti grupe s kojima se možete digitalno povezati, može uveliko pospešiti proces.”